영문 Email매너의 중요성

캐나다는 영어가 기본 언어이기 때문에 영어로 Email을 작성해야 하는 경우가 대부분이라 정확한 격식을 갖추어 어떤 식으로 적어야 하는지에 대해 궁금할 때가 많은 것을 느꼈을 것이다. 그래서 최근 월스트리트 저널이 보도한 영문 비즈니스 Email 잘 쓰는 법에 대한 내용을 소개하자면 다음과 같다.

온라인상에서 너무나 많은 비즈니스 커뮤니케이션이 일어나다 보니, 사람들은 심사숙고 하지 않고 급하게 Email을 쓰는 경향이 있다. 하지만 아무리 간단한 메시지라도 어느 정도 에티켓을 지키는 것이 중요하다.

에티켓 전문가인 재클린 화이트모어 (Jacqueline Whitemore)는 “Email 은 타인이 나에 대해 받는 첫인상인 경우가 종종 있다”고 말했다. 화이트모어씨가 특히 중요하게 생각하는 ‘골든 룰’이 하나 있다. 만약의 경우를 대비해 지나치다 싶을 정도로 ‘격식을 차리는’ 쪽을 택하라는 것. 그녀가 쓰는 Email은 항상 인사말로 시작한다. “에는 당연히 인사가 들어가야 한다.

우리가 요즘 너무 해이한 방식으로 커뮤니케이션을 하다 보니, 인사라는 좋은 습관을 잊어버리는 경향이 있다. 한 번도 만난 적이 없는 사람에게 Email을 보낼 때는 ‘누구 누구 씨 보십시오(Dear)’로 시작한다. 대개는 ‘안녕하십니까(Hello)’를 인사말로 쓴다.

첫 번째 Email이 오간 후에는 상대가 어떤 스타일인지 파악한다. 상대방이 ‘안녕하세요(Hi)’ 하면 나도 ‘안녕하세요(Hi)’로 받는다. 상대방의 스타일을 그대로 반영한다. 타이밍도 중요하다. “Email 답장은 24시간 내야 해야 한다. 상대방의 질문에 대한 답을 할 수 없을 때에도 ‘Email 주셔서 감사합니다, 몇 일 날까지 답장 드리겠습니다.’ 일단 이렇게 답장을 보낸다.”

비즈니스 에티켓 관련 서적을 두 권 출간하기도 한 화이트모어씨는 Email 본문은 짧고 친절한 문장으로 채운다.“한동안 소식을 주고 받지 않았으면 본문 앞부분에 ‘새해 복 많이 받으세요’ 또는 ‘명절 잘 보내셨는지요”를 넣는 것이 좋다.” 그 다음에는 말하고자 하는 메시지를 최대한 직접적이고 간단명료하게 전달한다. “웬만하면 단문으로 쓴다. 어떤 사람들은 하루에 답장해야 할 Email만 수백 통이다.

Email이 짧으면 짧을수록 답장이 올 확률이 높다.”화이트모어씨는 단락도 짧게 만든다. 눈 코 뜰 새 없이 바쁜 상대방과 커뮤니케이션 해야 한다면, 중요 항목을 표시하는 동그라미나 네모꼴을 붙이는 것도 좋은 아이디어다.

“나는 무척 바쁜 임원들과 함께 일한다. 임원들은 사실만 간결하게 파악하고 싶어한다. 그래서 나는 가독성을 높이기 위해, 메모처럼 간결한 Email을 작성한다.”휴대용 기기로 Email을 작성할 경우에 구어체가 튀어나오기 쉽지만, 일상적인 어조는 삼가는 것이 좋다는 것이 그녀의 생각이다.“Email은 제 3자에게 ‘전달(forward)’ 될 수도 있고 복사해서 공개될 수도 있다.

감정은 최대한 배제하고 심플하게 쓰자.” 또한 퉁명스럽거나 불친절하다는 인상을 주지 않도록 조심해야 한다. “상대방이 내 Email을 읽으면서 내 말투를 듣거나 표정을 볼 수 없기 때문에, 내 감정을 짐작할 수 있는 유일한 통로가 내가 Email에서 사용한 어투다.” 그렇기 때문에 간략하게 쓰는 동시에 ‘그 일을 하게 돼서 기쁩니다’처럼 따뜻함과 상냥함을 담는 것이 좋다.

Email에 느낌표를 연달아 붙이거나 같은 이모티콘을 통해 감정을 전달하려고 하는 사람들이 있다. 화이트모어씨는 적절하다고 생각되는 상황에서만 그런 방법을 쓰라고 조언했다.“좋은 첫인상을 주고 싶다면 절대로 해서는 안 된다. 오랫동안 친분을 쌓아온 사람이라면 약간 격식을 덜 차려도 적절할 수 있다.

하지만 확신이 서지 않을 때에는 안 하는 게 낫다.” 문자 메시지나 채팅을 할 때 쓰는 ‘lol(laugh out loud의 약자이며 영미권 누리꾼들이 웃음을 표현하는 표현)’ 같은 통신 용어는 절대로 쓰면 안 된다. “대학을 갓 졸업하고 사회에 첫 발을 내놓은 신입사원이더라도 같이 일하는 클라이언트들은 베이비붐 세대가 많이 있을 수 있다는 사실을 유념하라. 프로답게 정중한 태도를 견지하는 것이 중요하다.”

소문자로만 메시지를 쓰는 사람들이 늘고 있다. 화이트모어 씨는 그런 Email은 사적인 용도일 때에만 쓰라고 당부했다. 철자를 틀리지는 않았는지 철저하게 확인하자. “내가 허술한 Email을 보내면, 내가 다니는 회사에 대한 이미지도 나빠질 수 있다. 수신자는 ‘철자도 제대로 모르는 사람이 다니는 회사가 우리 회사 재정을 맡는단 말이야?’라고 생각할 수도 있다. ‘전송’ 버튼을 누르기 전에 확인하고 또 확인하자.”

한 눈에 봐도 명확한 제목을 붙이는 것도 중요하다. 바쁜 전문직 종사자들이 중요하게 여기는 지점이다.“제목을 공란으로 남겨두면, 이 Email을 즉시 열어봐야 할지 아닐지 알 수가 없다.” Email을 끝맺는 부분도 실수하기 쉽다. “잘 아는 상대가 아니면, ‘Best regards’로 끝맺는 것이 가장 안전하다.‘Kind regards’나 ‘Warmest regards’를 쓰면 정중하면서도 좀 더 애정이 실린다. ‘Best’도 많이 사용되며 대부분의 경우에 괜찮다.

하지만 좀 더 격식을 차린 어조가 요구된다면 ‘Sincerely’를 쓰자. 약간 거리감이 느껴질 수는 있지만.” 절대 해서는 안 되는 끝맺음은 ‘xoxo(사랑을 듬뿍 담아서라는 뜻)’다. 절친한 친구거나 상대방을 정말 정말 사랑할 때만 써야 한다.

끝 인사 뒤에 서명도 반드시 붙여야 한다. Email 서명에는 이름, 회사명, 전화번호, 웹사이트 주소, 소셜 미디어 계정 등을 적을 수 있다. 명언이나 성경 구절처럼 불필요한 내용을 서명에 넣지 말자. 마찬가지로 Email 서명에 사진을 넣을 필요도 없다. “모든 사람들이 여러분의 사진을 봐야 하는 것은 아니니까.”  (기사출처: 월스트리트 저널)